Як списати представницькі витрати :: Про гроші

 

Главная » Iнше » Як списати представницькі витрати

Як списати представницькі витрати

Як списати представницькі витрати

Як списати представницькі витрати

Відповідно до норм Податкового кодексу РФ до витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток, включаються лише обгрунтовані і документально підтверджені витрати, здійснені платником податків (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Згідно п. 2 ст. 264 НК РФ до представницьких витрат відносяться витрати на офіційний прийом або обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення або підтримки взаємного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) та іншого керівного органу платника податків, незалежно від місця проведення зазначених заходів.

Таким чином, серед витрат, які відносяться до представницьких, можна виділити наступні:

Витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб платника податків, що беруть участь в переговорах;

Транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення заходу або засідання керівного органу і назад;

Буфетне обслуговування під час переговорів;

Оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення перекладу під час проведення представницьких заходів.

Спиртні напої

Мінфін у своєму Листі від 25.03.2010 № 03-03-06 / 1/176 зазначив, що у витратах на організацію офіційної зустрічі з Клієнтами по обговоренню питань щодо укладення договорів враховуються в тому числі витрати на придбання спиртних напоїв.

Раніше чиновники стверджували, що витрати на алкогольну продукцію при проведенні офіційного прийому можуть враховуватися в складі представницьких витрат тільки в разі їх здійснення в розмірах, передбачених звичаями ділового обороту (Листи Мінфіну РФ від 19.11.2004 № 03-03-01-04 / 2 / 30 і від 09.06.2004 № 03-02-05 / 1/49). Арбітражна практика складається таким чином: на думку судів, віднесення до представницьких витрат витрат на придбання алкогольної продукції не суперечить законодавству (Постанова ФАС Центрального округу від 27.08.2009 № А48-2871 / 08-18).

Які документи необхідні для визнання витрат?

НК РФ не містить конкретний перелік документів, які є підтвердженням представницьких витрат. Їх приблизний перелік є в Листі Мінфіну Росії від 13.11.2007 № 03-03-06 / 1/807. Інспекції часто наполягають на тому, що наведений Мінфіном перелік - обов'язковий:

    - Наказ (розпорядження) керівника організації про здійснення витрат на представницькі цілі;

- Кошторис представницьких витрат;

- Первинні документи, що підтверджують придбання та вартість товарів (послуг сторонніх організацій), використаних для представницьких заходів (договори, рахунки, накладні, акти здачі-приймання виконаних робіт, рахунки-фактури, наряди-замовлення, чеки ККТ, товарні чеки, інші платіжні документи );

- Звіт про фактичні витрати за проведеними представницьким заходам.

Не варто забувати про необхідність оформлення авансових звітів (і підтверджуючих документів до них) в разі, якщо придбання товарів, послуг відбувалося через підзвітних осіб.

Ділові переговори можуть носити як офіційний, так і неофіційний характер. Витрати на офіційний прийом організація може відносити до представницьких для цілей оподаткування прибутку. Якщо ж зустріч представників двох організацій носить не офіційний, а особистий характер, що виникають у зв'язку з такою зустріччю витрати не можна віднести до представницьких витрат. Для підтвердження офіційного статусу заходу знадобляться такі документи, як:

Програма (план) представницьких заходів із зазначенням цілей, місця і термінів їх проведення;

Затверджений список офіційних осіб, що беруть участь в заходах, як з боку приймаючої організації, так і з боку запрошених партнерів (список може бути включений до наказу про проведення представницького заходу або в програму цього заходу);

Звіт (акт) за результатами проведених представницьких заходів, затверджений керівником організації (із зазначенням

Сум витрат, фактично вироблених на представницькі цілі).

При обліку представницьких витрат необхідно пам'ятати про «трьох китах»: офіційність заходу, документальне підтвердження і економічне обґрунтування витрат.

Як оформити підтверджуючі документи?

Представницькі витрати підтверджуються первинними документами, складеними за уніфікованими формами. При відсутності таких форм документи повинні містити обов'язкові реквізити, перераховані в п. 2 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»:

    - Найменування і дату складання документа;

- Найменування організації, від імені якої складено документ;

- Зміст господарської операції і її вимірники в натуральному і грошовому вираженні;

- Найменування посад і особисті підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.

Більшість документів, рекомендованих Мінфіном РФ для підтвердження представницьких витрат (наказ про проведення представницьких заходів, кошторис витрат, звіт про фактично здійснені витрати та ін.), Не мають уніфікованих форм. Крім включення до цих документів всіх необхідних реквізитів, організації також слід звернути увагу на використовувані в них формулювання. Так, в наказі про проведення офіційного прийому представників іншої організації можна вказати, що прийом проводиться «з метою збільшення обсягу продажів» або «з метою розширення ринків збуту». Формулювання повинна підкреслювати економічну обгрунтованість і офіційний характер заходу.

Податковий облік представницьких витрат

З метою оподаткування прибутку представницькі витрати визнаються в межах, що не перевищують 4% від суми витрат організації на оплату праці за цей звітний (податковий) період (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Для розрахунку граничної суми, що включається до витрат, враховуються не тільки нарахування за тарифними ставками, посадовими окладами, відрядними розцінками, але також і надбавки до них, премії, відпускні та інші нарахування стимулюючого або компенсуючого характеру, вартість комунальних послуг, харчування і продуктів, житла, форменого одягу, безкоштовно наданих працівникам відповідно до чинного законодавства РФ. Тобто в розрахунок нормативу для відображення представницьких витрат беруться всі види виплат на користь працівників, передбачені в ст. 255 НК РФ.

Граничний розмір представницьких витрат, які можуть бути враховані з метою оподаткування прибутку, визначається наростаючим підсумком з початку року до закінчення відповідного звітного періоду (п. 3 ст. 318 НК РФ). Тобто він розраховується нарешті першого кварталу, півріччя і дев'ять місяців календарного року. Остаточна сума, що включається до витрат, визначається по завершенні календарного року - на 31 грудня. Таким чином, представницькі витрати, здійснені в першому кварталі і не визнані в даний час з-за перевищення суми нормативу, можуть бути повністю або частково включені до витрат за підсумками півріччя, дев'яти місяців або календарного року. Представляти уточнені декларації з податку на прибуток за попередні періоди поточного року не потрібно з огляду на те, що податок обчислюється наростаючим підсумком з початку року (п. 7 ст. 274 НК РФ). Єдиний документ, який потрібно буде додатково оформити, - це розрахунок граничної величини визнаних представницьких витрат. Такий розрахунок складається після закінчення кожного звітного періоду (першого кварталу, півріччя і дев'ять місяців), в якому проводилися представницькі витрати. Підсумкова сума витрат, визнаних за рік, визначається в аналогічному розрахунку, складається після закінчення календарного року. Сума представницьких витрат, які не врахованих в одному календарному році (через перевищення суми нормативу), на наступний рік не переноситься.

Підводячи підсумки, ще раз підкреслимо, що при обліку представницьких витрат необхідно пам'ятати про «трьох китах»: офіційність заходу, документальне підтвердження і економічне обґрунтування витрат.